企業(yè)合規(guī)管理日常風險清單(下)
風險點 31:企業(yè)是否已經(jīng)注冊相關域名?
風險點 32:在業(yè)務中,公司是否存在未收到貨款先開發(fā)票的情形?
風險點 33:在日常經(jīng)濟往來中,對方公司委托第三方收付款時,是否都進行了書面通知?
風險點 34:通過會計處理,企業(yè)處于長期虧損的狀態(tài),是否沒有充分理由說明堅持營業(yè)的原因?
風險點 35:公司在采購貨物或接受相關服務時,是否存在供貨或提供服務的單位讓掛靠單位代開、或讓其供應商或廠家代為直接開票的情形
風險點 36:公司財務人員在審核合同(開具發(fā)票)時,能否準確分清定金與訂金的區(qū)別?
風險點 37:公司是否存在將營業(yè)收入轉入個人賬戶的情形?
風險點 38:公司是否使用代理記賬,無專門的財務人員?
風險點 39:公司接受貨款后是否向買方開具正規(guī)稅務發(fā)票?
風險點 40:是否允許員工報銷“禮品費”
風險點 41:是否有老板、大股東借錢不還的情況?(超過一年)
風險點 42:公司章程除了規(guī)定工商登記要求內(nèi)容外,是否依據(jù)公司情況作了特殊約定?
風險點 43:除公司章程外,股東之間是否有股東協(xié)議?
風險點 44:是否了解修改公司章程的法定程序與通過比例?
風險點 45:公司章程中是否詳細規(guī)定股東會的召集、召開方式及議事規(guī)則?
風險點 46:股東會與董事會之間是否存在職權交叉?(股東會職權實際由董事會代為執(zhí)行)
風險點 47:公司監(jiān)事會中是否有職工代表?
風險點 48:公司股權是否均衡分布或過度集中或過度分散?
風險點 49:公司董事、總經(jīng)理是否兼任監(jiān)事?
風險點 50:公司股東是否可以隨意查閱會計帳簿?
風險點 51:公司是否與關聯(lián)企業(yè)有交易?
風險點 52:是否屬于需要辦理特別許可證才能合法經(jīng)營的行業(yè)?如食品、藥品、汽車維修等?
風險點 53:企業(yè)是否受過工商行政或稅務處罰?
風險點 54:是否對本行業(yè)監(jiān)管政策密切關注,并對監(jiān)管政策及時進行解讀并執(zhí)行?
風險點 55:企業(yè)是否依賴微信、淘寶、京東等第三方平臺銷售貨物或服務?
風險點 56:運營推廣的方案和文案用語是否經(jīng)過法務部門審核?
風險點 57:關鍵崗位上是否設置了員工反腐敗的制約措施?
風險點 58:因產(chǎn)品/服務質量問題造成的危機是否制定了危機處理預案?
風險點 59:公司是否有購買或銷售潛在客戶名單、個人數(shù)據(jù)等行為?
風險點 60:是否有專業(yè)的政府關系或公共關系維護的人員?
風險點 61:同行業(yè)企業(yè)是否經(jīng)常遭到行政甚至刑事處罰?
企業(yè)合規(guī)管理風險清單(下)
風險點 31:企業(yè)是否已經(jīng)注冊相關域名? 可能影響 : 1.造成對知名商標或馳名商標的商標淡化,影響公司的商標策略; 2.企業(yè)需要花費大價錢將域名買回,或花費大量時間進行仲裁奪回域名,造成企業(yè)金錢成本與時間成本的增加; 3.嚴重情況下,會導致一家企業(yè)的滅亡 合規(guī)建議: 及時、全面地注冊域名,包括與企業(yè)名稱、品牌一致或相關的主域名、容易造成混淆的二級域名等,防止惡意搶注或仿冒。 風險點 32:在業(yè)務中,公司是否存在未收到貨款先開發(fā)票的情形? 可能影響 : 稅務風險上看,先票后款等同于替購買方墊付稅款,如后期款項收不回來,還要倒貼稅款;法律風險上看,發(fā)票在特定情況下可視為收款憑據(jù), 會帶來敗訴風險。 合規(guī)建議: 1. 財務部門在審核合同時就督促業(yè)務加上相應的條款,明確規(guī)定:開具的發(fā)票不做為收款證明; 2.如果合同已簽訂,那么在開具發(fā)票時可由對方開具收到發(fā)票的收條,要特別注明“款項未收到”,或在發(fā)票背面寫上“給付發(fā)票時款項尚未支付”并由對方簽字。 風險點 33:在日常經(jīng)濟往來中,對方公司委托第三方收付款時,是否都進行了書面通知? 可能影響 : 1.債務公司委托第三方公司(個人)代為支付時,第三方公司可能會以“返還不當?shù)美币蠓颠€相應款項; 2.債權公司委托第三方公司(個人)代收時,債權公司可能聲稱自己沒有收到款項,要求重新支付 合規(guī)建議: 1.在債權公司要求將款項支付給第三方時,可要求其提供相應的書面委托書、或書面通知,明確寫明委托第三方公司(個人)代收; 2.債務公司讓第三方公司(個人)代為支付時,應由債務公司和第三方公司(個人)寫出書面說明,共同確認“由第三方公司(個人)代債務公司代為支付款項”的事實。 風險點 34:通過會計處理,企業(yè)處于長期虧損的狀態(tài),是否沒有充分理由說明堅持營業(yè)的原因? 可能影響 : 長虧不倒但持續(xù)經(jīng)營本身是違反常理的情況,是稅務重點稽查的對象。一旦被查處,不僅要查賬征收,還要繳納滯納金和罰款。日后會加強后續(xù)監(jiān)管,特別是發(fā)票的使用。 合規(guī)建議: 每月報表報送之前都應本著符合業(yè)務真實性的原則進行自查,當關鍵指標出現(xiàn)異常時,對異常原因及時自我檢查,內(nèi)部處理,保證對系統(tǒng)報送的財務報表遠離指標異常預警的紅線。從而最大限度地降低金稅三期帶來的稅務預警風險。 風險點 35:公司在采購貨物或接受相關服務時,是否存在供貨或提供服務的單位讓掛靠單位代開、或讓其供應商或廠家代為直接開票的情形? 可能影響 : 1.可能會因對方公司虛開增值稅發(fā)票受牽連,承擔刑事責任; 2.給公司造成不必要的財務損失 合規(guī)建議: 公司相關人員在接收增值稅發(fā)票時,應進行仔細核對,避免出現(xiàn)貨物流、資金流、發(fā)票流不合一的情形。 風險點 36:公司財務人員在審核合同(開具發(fā)票)時,能否準確分清定金與訂金的區(qū)別? 可能影響 : 造成公司財務損失. 合規(guī)建議: 1.公司進行員工培訓時,務必讓財務人員清楚“訂金”與“定金”的區(qū)別; 2.財務人員在審核合同或者開具發(fā)票時一定要注意“定金”與“訂金”的使用,發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正。 風險點 37:公司是否存在將營業(yè)收入轉入個人賬戶的情形? 可能影響 : 1.要接受稅務機關的調查,給公司造成不必要的麻煩同時,可能還需要承擔行政責任; 2.若涉嫌職務侵占、挪用資金會導致相關人員承擔刑事責任,對公司經(jīng)營造成影響; 3.公司與個人財產(chǎn)的混同,使得公司與個人在民事責任上牽扯不清 合規(guī)建議: 1.銀行會對公司的賬戶進行監(jiān)督,公司處于何種原因也不要將營業(yè)收入轉入個人賬號; 2.公司要加強對相關人員的規(guī)范,明確不得使用個人賬戶接收營業(yè)收入,必須嚴格按照法律的規(guī)定,在公司的賬戶上走賬。 風險點 38:公司是否使用代理記賬,無專門的財務人員? 可能影響 : 1.對公司的經(jīng)營管理產(chǎn)生不利影響; 2.因個人侵占資金,導致公司遭受財務損失 合規(guī)建議: 多數(shù)中小企業(yè)和代理記賬公司的會計,對于金稅工程的了解僅僅停留在改變了以往報稅界面與稅收監(jiān)管力度增強的認知中,沒有意識到金稅工程能夠為企業(yè)帶來哪些影響,還是按照以往的操作流程進行稅務處理。企業(yè)對金稅工程缺乏系統(tǒng)的了解 , 容易出現(xiàn)企業(yè)與稅務系統(tǒng)信息不對稱, 存在被列入稅務部門重點問題企業(yè)的稅務風險。 風險點 39:公司接受貨款后是否向買方開具正規(guī)稅務發(fā)票? 可能影響 : 1.對公司的財務直接造成損失; 2.公司的形象遭受破壞。 合規(guī)建議: 發(fā)票使用單位應當持手續(xù)到稅務機關領取稅務發(fā)票,并按照要求向買方開具稅務發(fā)票。 風險點 40:是否允許員工報銷“禮品費”? 可能影響 : 禮品費容易給人商業(yè)賄賂的嫌疑,另一方面禮品費存在較大的稅務風險。會影響增值稅、個稅和企業(yè)所得稅。 合規(guī)建議: 費用報銷時盡量杜絕禮品費。 風險點 41:是否有老板、大股東借錢不還的情況?(超過一年) 可能影響 : 企業(yè)股權發(fā)生變化的時候,股東或者潛在債權人可以要求大股東償還債務;股東借款超過一年沒有歸還的,稅務會將之視為分紅進行征稅;大股東借款手續(xù)不完整的,容易觸及挪用資金或職務侵占的刑事犯罪。 合規(guī)建議: 借錢之前通過股東會或董事會決議,表明借款不是私下行為;簽訂借款協(xié)議,約定期限和利息,企業(yè)逐月計提借款利息,明確借款屬性。 風險點 42:公司章程除了規(guī)定工商登記要求內(nèi)容外,是否依據(jù)公司情況作了特殊約定? 可能影響 : 1.照搬公司法所規(guī)定的章程,抹殺了自身公司特點,章程制定的優(yōu)劣關系到治理結構的法律風險; 2.重要事項規(guī)范的不明確性,致使公司章程的可操作性不強,不能發(fā)揮作用。 合規(guī)建議: 《公司法》中明確規(guī)定了在公司章程中可自行約定的任意性條款,股東可依據(jù)股東特點及持股比例、公司管理模式、行業(yè)特點等因素,制定可操作性強的公司章程。章程中可自主約定的事項主要包括:對于對外投資與擔保、“三會”職權、議事方式、表決程序、分紅權、對董監(jiān)高限制、公司解散事由等等。 風險點 43:除公司章程外,股東之間是否有股東協(xié)議? 可能影響 : 股東之間權利義務只是章程的一部分,難以事無巨細,當股東之間產(chǎn)生爭議時,無有效的依據(jù)解決矛盾,容易導致公司僵局。 合規(guī)建議: 簽訂股東協(xié)議,對股東之間權利義務作出比公司章程更為細致的約定,包括出資具體時間、股東退出機制、員工期權池或其他不宜在章程中公開的內(nèi)容。 風險點 44:是否了解修改公司章程的法定程序與通過比例? 可能影響 : 未經(jīng)法定程序修改公司章程,行為無效,對內(nèi)對外都不產(chǎn)生效力。 合規(guī)建議: 修改公司章程屬于特別決議事項,須召開股東會,并經(jīng)代表表決權 2/3 以上的股東通過,修改后由董事會向工商機關申請變更登記,產(chǎn)生公示效力。 風險點 45:公司章程中是否詳細規(guī)定股東會的召集、召開方式及議事規(guī)則? 可能影響 : 1.控股股東或董事不召開或隨意召開股東會; 2.股東會決議無效或被撤銷。 合規(guī)建議: 在章程中詳細規(guī)定股東會的召集、召開方式及議事規(guī)則。 風險點 46:股東會與董事會之間是否存在職權交叉?(股東會職權實際由董事會代為執(zhí)行) 可能影響 : 董事會作出決議可能被認定為無效。 合規(guī)建議: 修改公司章程、增資、減資、合并、分離、解散等職權必須由股東會執(zhí)行,不得委托給董事會。 風險點 47:公司監(jiān)事會中是否有職工代表? 可能影響 : 若監(jiān)事會構成不符合《公司法》相關規(guī)定,其作出決議無效。 合規(guī)建議: 根據(jù)《公司法》規(guī)定,監(jiān)事會成員中職工代表必須占 1/3 以上,據(jù)此合法合理地配置監(jiān)事會成員中的職工代表。 風險點 48:公司股權是否均衡分布或過度集中或過度分散? 可能影響 : 1.可能導致公司僵局,無法做出決策,影響公司經(jīng)營和發(fā)展; 2.公司一股獨大,容易導致決策失誤或治理機制失靈; 3.小股東取得公司控制權。 合規(guī)建議: 1.公司設立時設計股權結構,避免股權均衡; 2.若公司已設立,可在章程中另外約定表決方式及議事規(guī)則,不采用按出資比例享有表決權的方式, 在章程中約定擴大或者縮小某個股東或者某類股東的所代表表決權,達到設計股權結構的目的。 風險點 49:公司董事、總經(jīng)理是否兼任監(jiān)事? 可能影響 : 違反《公司法》相關規(guī)定,且無法實現(xiàn)監(jiān)事會的職能。 合規(guī)建議: 依據(jù)《公司法》規(guī)定,董事、高級管理人員不得兼任監(jiān)事。 風險點 50:公司股東是否可以隨意查閱會計帳簿? 可能影響 : 若股東有“不正當目的”,不利于公司維持正常經(jīng)營秩序及保護商業(yè)秘密。 合規(guī)建議: 建立會計帳簿查閱審查制度,要求股東查閱前提出書面申請,15 日內(nèi)審查完畢,若該股東 3 年內(nèi)有“不良記錄“可拒絕其查閱。 風險點 51:公司是否與關聯(lián)企業(yè)有交易? 可能影響 : 不合法關聯(lián)交易損害債權人權益及公司財產(chǎn)。 合規(guī)建議: 明確關聯(lián)企業(yè)、關聯(lián)交易認定標準,防止關聯(lián)企業(yè)以壟斷采購或銷售業(yè)務渠道等方式干預公司經(jīng)營,防止產(chǎn)生不合法關聯(lián)交易。 風險點 52:是否屬于需要辦理特別許可證才能合法經(jīng)營的行業(yè)?如食品、藥品、汽車維修等? 可能影響 : 需辦理特別許可證后才能經(jīng)營的行業(yè)都屬于工商行政機關重點稽查的對象,一般以查處無證無照經(jīng)營行為和排查消除食品藥品、工業(yè)產(chǎn)品質量、特種設備安全隱患為重點,輕則整頓罰款,重則甚至觸犯非法經(jīng)營等刑事犯罪。 合規(guī)建議: 有無證經(jīng)營情況的企業(yè)必須馬上辦理相關許可或暫停相關業(yè)務;有證但在操作中有管理瑕疵的,可以跟監(jiān)管部門形成良好的溝通,根據(jù)企業(yè)實際情況給予一定的整頓寬限期。暫時沒有暴露出問題的企業(yè)需要密切關注行政管理部門的政策動向和整頓節(jié)點。 風險點 53:企業(yè)是否受過工商行政或稅務處罰? 可能影響 : 受過處罰的企業(yè)不僅會在企業(yè)工商信息網(wǎng)上進行公示,對企業(yè)的商譽造成影響,三年內(nèi)的處罰記錄還會影響企業(yè)的融資和上市,對企業(yè)健康發(fā)展有著極大的負面影響。對在各地有分公司或直營門店的企業(yè),一地的行政稅務處罰往往會引起其他地區(qū)監(jiān)管部門的重視,引發(fā)連鎖處罰效應。 合規(guī)建議: 企業(yè)接到行政處罰通知書后應該第一時間了解處罰所依據(jù)的事實和程序,積極主動的和執(zhí)法機關解釋溝通,不應回避或慌神。在保護民營企業(yè)的政策氛圍下,盡量通過溝通和主動整改的方式避免行政處罰。已遭遇行政處罰的企業(yè)應該引以為鑒,主動整改防止引發(fā)連鎖反應。 風險點 54:是否對本行業(yè)監(jiān)管政策密切關注,并對監(jiān)管政策及時進行解讀并執(zhí)行? 可能影響 : 缺乏政策敏感性或者對政策解讀不到位、解讀錯誤,會造成政策紅利的經(jīng)濟損失,也可能會影響到企業(yè) 2-3 年發(fā)展方向的戰(zhàn)略指揮錯誤,社會影響性比較大的高風險行業(yè)缺乏政策敏感性還有可能對刑事風險后知后覺。 合規(guī)建議: 不僅要保持對中央政策的敏感性,還要了解地方執(zhí)行的口徑和具體政策。 風險點 55:企業(yè)是否依賴微信、淘寶、京東等第三方平臺銷售貨物或服務? 可能影響 : 高度依賴 BAT 生態(tài)衍生出的創(chuàng)業(yè)公司,需要對各平臺內(nèi)部風控要求有清晰的了解,一旦因觸犯平臺風控紅線被封殺,損失往往是不可逆的。 合規(guī)建議: 仔細閱讀并了解各大平臺對運營商和入駐企業(yè)的管理規(guī)則,特別是微信對誘導分享、群發(fā)等特殊運營手段的認定和處罰規(guī)則。 風險點 56:運營推廣的方案和文案用語是否經(jīng)過法務部門審核? 可能影響 : 運營推廣活動中涉及成分、功效、極限詞等違反廣告法用語外,還有可能涉及詆毀同行、無授權使用名人頭像等情況,往往是侵權高危區(qū)。 合規(guī)建議: 注意廣告法、不正當競爭法等常規(guī)法律外,保持對政策時事的敏感度,政治事件不可作運營。 風險點 57:關鍵崗位上是否設置了員工反腐敗的制約措施? 可能影響 : 腐敗行為出現(xiàn)時,若企業(yè)沒有及時處理或處理不力、處理不當(或過輕過重),都會助長這種行為的再發(fā)生,以致形成腐敗風氣,甚至大家以腐敗為榮,相互交流腐敗經(jīng)驗,取長補短,互相促進。 合規(guī)建議: 預防為主、事后處罰為輔,要對腐敗高發(fā)點有重點的政策和嚴格的審批制度,對于反腐敗的要求通過與員工有效的培訓和溝通進行傳達,對于運營中的腐敗風險點做到操作中的時時監(jiān)控。 風險點 58:因產(chǎn)品/服務質量問題造成的危機是否制定了危機處理預案? 可能影響 : 在企業(yè)的日常經(jīng)營環(huán)節(jié)中,難免會遇到突發(fā)的事項,如果這類突發(fā)事項能夠在第一時間得到妥善地解決和處理將會對于企業(yè)的經(jīng)營帶來積極的影響。反之,若此類突發(fā)事項沒有在第一時間妥善處理,通過后期的發(fā)酵將對于企業(yè)的運營和發(fā)展帶來極為不利的影響。 合規(guī)建議: 在爭議發(fā)生前企業(yè)需要對于自身企業(yè)可能發(fā)生的突發(fā)事項做出預設。有條件的企業(yè)可以在某種程度上建立突發(fā)事項庫。結合企業(yè)自身的經(jīng)營特點建立突發(fā)事項庫是妥善解決突發(fā)事項的第一步也是首要前提。以輔導機構為例,通常易出現(xiàn)學生家長與學校之間因為教學事項發(fā)生的爭議。那 么,就要在設立突發(fā)事項庫時將這一類的突發(fā)事項預設到該庫當中去。 風險點 59:公司是否有購買或銷售潛在客戶名單、個人數(shù)據(jù)等行為? 可能影響 : 違反國家有關規(guī)定,通過購買、收受、交換等方式獲取公民個人信息,或者在履行職責、提供服務過程中收集公民個人信息的,屬于《刑法》第二百五十三條之一第三款規(guī)定的“以其他方法非法獲取公民個人信息”。 合規(guī)建議: 轉變營銷思路,即便合法獲得的個人信息,在沒有征得被收集者同意的情況下,須經(jīng)過處理無法識別特定個人且不能復原后,方有可能規(guī)避刑事處罰的風險。 風險點 60:是否有專業(yè)的政府關系或公共關系維護的人員? 可能影響 : 專業(yè)的 GR 可以幫助企業(yè)處理與政府、協(xié)會等執(zhí)法部門的關系,在其印象中樹立企業(yè)獨特的品牌,以達到爭取這些對象支持企業(yè)生存盈利目的的重要部門。GR 的缺位會使得企業(yè)的經(jīng)營合規(guī)風險陡增。 合規(guī)建議: 企業(yè)的實際管理者和公關部門的負責人必須增強法律意識,提高事前防范法律風險的投入。在做好政府關系的維護同時,注意避免觸發(fā)刑事法律雷區(qū)。 風險點 61:同行業(yè)企業(yè)是否經(jīng)常遭到行政甚至刑事處罰?